كيفية التعامل مع العملاء عبر الهاتف بالخطوات
كيفية التعامل مع العملاء عبر الهاتف من أكثر الأمور الهامة التي يجب أن يكون الموظف في خدمة العملاء على علم تام بها حتى يكون مميز في مكان عمله و لكي يتمكن على توفير الخدمة للعميل بأفضل شكل تفاعل العملاء مع كل فعل أو قول يصدر من الموظف أو المندوب، ومن خلال تلك المقال سنوفر لك كل المعلومات عن تلك الموضوع.
كيفية التعامل مع العملاء عبر الهاتف بالخطوات
مما يلي سنقوم بعرض لك الطريقة الأمثل و الملاحظات التي يجب عليك أن تتبعها في حين تعاملك مع العميل من خلال الهاتف، عبر الخطوات التالية:
1-السرعة في الرد
يتوجب على الموظف في خدمة العملاء ان يعيد الاتصال بالعميل المستهدف بعد مدة قد تصل إلى خمس دقائق من المكالمة الفائتة، ومن الأمور الضرورية أيضا أن يقوم بتجهيز رسالة رد اوتوماتيكية، التي قد تتمثل في أغلب الأحيان في شكراً لتواصلك مع شركتنا، أو نعمل حالياً على خدمة عملائنا، سنتواصل بك في أقرب وقت، ويجب أن تحرص على عدم خسارتك للعميل مهما كان السبب، ففي حالة انشغالك يمكنك أن تحولها لأحد آخر من أصدقائك، فمن خلال دراسة تم إصدارها في عام 2014 عملت على توضيح دور الرد بسرعة على جذب وكسب العملاء، وأوضحت أيضا أن 48% من مكالمات العملاء يتم تجاهلها، أما عن الخدمات عبر الإنترنت، فإن المعدل الزمني للرد هو 15 ساعة.
2-إقناع العميل عبر الهاتف من خلال أول مكالمة
من المتعارف عليه أن التواصل من خلال الهاتف يعتبر من اهم طرق التواصل مع العميل، وذلك يرجع إلى كفاءة التواصل المباشر مع العميل، والجدير بالذكر أن التواصل والرد على جميع المكالمات في نفس الوقت يعتبر من أصعب الأمور، ونتيجة لذلك يتضح لنا أن الرد بسرعة في إعادة الاتصال عند ورود مكالمة الفائتة للعميل.
3-إعادة الاتصال
يتوجب على موظف خدمة العملاء في حالة أن فاته مكالمة العميل ألا يغفل عن الاتصال به مرة أخرى في وقت لاحق حتى يتمكن من الوصول إلى العميل، الكثير من الناس يفضلون الرسائل المكتوبة، وفي حين أرسل رسالة تعريفية خاصة بك والشركة التي تعمل بها وتقوم بتحديد موعد من أجل الاتصال، وأن يتأكد الموظف من قواعد الكتابة الصحيحة في الرسالة، يتوجب على الموظف خدمة العملاء أن يقوم بتزويد العميل بالكثير من المعلومات التي تكون كافية له من خلال إرسال فيديو يكون خاص بك وبال عملك من خلال البريد الإلكتروني، ولا تظن أن محاولة واحدة أو محاولتين يكونوا كافيين للدلالة على عدم اهتمام العميل، بل حاول الوصول إليه من خلال اتصالك به أكثر من مرة وإرسال له الكثير من الرسائل.
4-التركيز على المكالمة الأولى
من المتعارف عليه أن العميل يأخذ الانطباع الأول عنك و عن المؤسسة التي تعمل لديها من قبل على أسلوب كلام موظف خدمة العملاء وأسلوبه في العرض، وبناءا على هذا يتوجب عليك أن تتحدث بسرعة مناسبة وبوضوح ، لأن طريقة كلامك تعتبر من أهم طرق كيفية اقناع العميل من خلال الهاتف، حتى لا يلجأ العميل للحصول على المزيد من المعلومات والنصائح من خلال التواصل مع مؤسسات أخرى غير المؤسسة التي تعمل لها يجب عليك أن تستعرض له خبرتك و كفائتك بمنتهى الوضوح.
في نهاية هذا المقال نتكمن لا أن نكون وفرنا لكم افضل واهم المعلومات التي تكون في حاجة لها ذات صلة بكيفية التعامل مع العميل عبر الهاتف حيث أن في حين بدء مكالمة هاتفية مع عميل، اختيارك للعبارات المناسبة والأسلوب القويم له التأثير الأكبر على نتائج المكالمة بالتأكيد.
التعليقات